
O eSocial é um projeto do governo federal que unifica, em um único sistema, o envio de informações dos funcionários da empresa e o cumprimento de suas obrigações trabalhistas e fiscais de forma intuitiva. Ele faz com que toda a fiscalização seja feita de forma eletrônica, agilizando os processos internos, sem alterar em nada a legislação vigente.
Dentre suas diversas vantagens, estão:
– Integração dos sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional do eSocial, possibilitando a automação na transmissão das informações dos empregadores.
– Padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto.
– Atendimento a diversos órgãos do governo para o cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias por meio de um único canal.
ADAPTAÇÃO POR PARTE DAS EMPRESAS
Para seguir as exigências do eSocial, as empresas precisam ter seus próprios processos internos totalmente informatizados e padronizados.
Para este fim, pode ser criado, entre outras ferramentas, um portal específico , chamado CSC (Central de Serviços Compartilhados)para organizar e agilizar os processos mais comuns, como admissão, demissão, rescisão, férias, além de poder acompanhar os andamentos desses processos em tempo real.
O conteúdo do portal dever ser específico para cada empresa e pode ser inteiramente customizável e personalizado de acordo com as suas políticas internas. Ex: Se as admissões só puderem ser efetuadas às segundas-feiras, de terça a domingo essa função do portal fica desabilitada).
O PROJETO
Para iniciar a consultoria de um projeto CSC e atender às exigências governamentais, é necessário compreender a estrutura de RH da empresa, as suas políticas internas e como os colaboradores reagem às mudanças. Reconhecendo que toda Tecnologia só funciona se as pessoas se engajarem, é importante conhecer os públicos que irão utilizar o portal, entender seus comportamentos e desenhar uma estratégia que os atenda, como por exemplo, se será mobile ou não e se deverá haver comunidades ou não.
Apenas após esta fase de conversar com as gerências e desenhar um plano de ação é que a tecnologia do portal será implementada.
Tecnologia
Toda a tecnologia envolvida na criação de um portal CSC trabalha a favor do eSocial, informatizando e controlando melhor os processos do RH, o que ajuda a realizar as tarefas desse departamento nos prazos exigidos pelo eSocial.
O sistema do portal é totalmente personalizado, tanto em termo de design quanto de funcionalidade e apresenta grandes vantagens:
– É 100% centralizado na web (redução de e-mails, telefonemas e documentos em papel)
– Acesso 24 horas em qualquer local
– Integração com todos os departamentos
– Gestão de documentos
– Melhor comunicação interna
– Estrutura para atender às exigências do eSocial
ENGAJAMENTO: A FERRAMENTA PRINCIPAL
Após a implementação do portal, é necessário que os funcionários da empresa saibam que esse novo sistema está sendo implementado e o motivo pelo qual essa mudança está sendo feita. Tudo deve estar alinhado à missão, visão e valores da empresa.
Para isso, são criadas campanhas internas explicando os benefícios que os colaboradores e empresa como um todo terão e como eles serão atingidos para que o projeto ganhe mais força.
TREINAMENTOS E SUPORTE
O próximo passo do processo de implementação do CSC é o treinamento dos funcionários. Eles precisam conhecer em detalhes esse novo sistema e saber como abrir chamados e interpretar as informações contidas no portal.
São criados treinamentos específicos para os funcionários responsáveis pelo suporte e atendimento do portal, além dos líderes, que atuarão como multiplicadores da empresa. É realizado um alinhamento detalhado e acompanhamentos práticos no dia-a-dia, para que eles aprendam tudo sobre o CSC e se tornem multiplicadores, treinando suas próprias equipes.
Ao longo da implantação do novo portal, algumas estratégias de treinamento e capacitação são utilizadas de acordo com a demanda. Com isso a criação de um comitê gestor para manutenção da qualidade e melhoria contínua ou a capacitação de usuários.
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