O eSocial é um projeto do governo federal que unifica, em um único sistema, o envio de informações dos  funcionários da empresa e o cumprimento de suas obrigações trabalhistas e fiscais de forma intuitiva. Ele faz com que toda a fiscalização seja feita de forma eletrônica, agilizando os processos internos, sem alterar em nada a legislação vigente.

Dentre suas diversas vantagens, estão:

– Integração dos sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional do eSocial, possibilitando a automação na transmissão das informações dos empregadores.

– Padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto.

– Atendimento a diversos órgãos do governo para o cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias por meio de um único canal.

ADAPTAÇÃO POR PARTE DAS EMPRESAS

Para seguir as exigências do eSocial, as empresas precisam ter seus próprios processos internos totalmente informatizados e padronizados.

Para este fim, pode ser criado, entre outras ferramentas, um portal específico , chamado CSC (Central de Serviços Compartilhados)para organizar e agilizar os processos mais comuns, como admissão, demissão, rescisão, férias, além de poder acompanhar os andamentos desses processos em tempo real.

O conteúdo do portal dever ser específico para cada empresa e pode ser inteiramente customizável e personalizado de acordo com as suas políticas internas. Ex: Se as admissões só puderem ser efetuadas às segundas-feiras, de terça a domingo essa função do portal fica desabilitada).

O PROJETO

Para iniciar a consultoria de um projeto CSC e atender às exigências governamentais, é necessário compreender a estrutura de RH da empresa, as suas políticas internas e como os colaboradores reagem às mudanças. Reconhecendo que toda Tecnologia só funciona se as pessoas se engajarem, é importante conhecer os públicos que irão utilizar o portal, entender seus comportamentos e desenhar uma estratégia que os atenda, como por exemplo, se será mobile ou não e se deverá haver comunidades ou não.

Apenas após esta fase de conversar com as gerências e desenhar um plano de ação é que a tecnologia do portal será implementada.

Tecnologia

Toda a tecnologia envolvida na criação de um portal CSC trabalha a favor do eSocial,  informatizando e controlando melhor os processos do RH, o que ajuda a realizar as tarefas desse departamento nos prazos exigidos pelo eSocial.

O sistema do portal é totalmente personalizado, tanto em termo de design quanto de funcionalidade e apresenta grandes vantagens:

– É 100% centralizado na web (redução de e-mails, telefonemas e documentos em papel)

– Acesso 24 horas em qualquer local

– Integração com todos os departamentos

– Gestão de documentos

– Melhor comunicação interna

– Estrutura para atender às exigências do eSocial

ENGAJAMENTO: A FERRAMENTA PRINCIPAL

Após a implementação do portal, é necessário que os funcionários da empresa saibam que esse novo sistema está sendo implementado e o motivo pelo qual essa mudança está sendo feita. Tudo deve estar alinhado à missão, visão e valores da empresa.

Para isso, são criadas campanhas internas explicando os benefícios que os colaboradores e empresa como um todo terão e como eles serão atingidos para que o projeto ganhe mais força.

TREINAMENTOS E SUPORTE

O próximo passo do processo de implementação do CSC é o treinamento dos funcionários. Eles precisam conhecer  em detalhes esse novo sistema e saber como abrir chamados e interpretar as informações contidas no portal.

São criados treinamentos específicos para os funcionários responsáveis pelo suporte e atendimento do portal,  além dos líderes, que atuarão como multiplicadores da empresa. É realizado um alinhamento detalhado e acompanhamentos práticos no dia-a-dia, para que eles aprendam tudo sobre o CSC e se tornem multiplicadores, treinando suas próprias equipes.

Ao longo da implantação do novo portal, algumas estratégias de treinamento e capacitação são utilizadas de acordo com a demanda. Com isso a criação de um comitê gestor para manutenção da qualidade e melhoria contínua ou a capacitação de usuários.

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